Struttura fisica ed organizzazione del magazzino
L'obiettivo principe della logistica è di ricercare l'organizzazione che riesce a conciliare nel modo ottimale un'elevata qualità del servizio ottenuto nell'azienda con il sostenimento di costi contenuti entro livelli accettabili.
L'organizzazione del magazzino rientra nei compiti che devono essere svolti dalla logistica.
La struttura fisica del magazzino o dei magazzini può essere diversa da azienda ad azienda, ad esempio, molte piccole aziende scelgono di organizzare i propri depositi con un magazzino centralizzato, questo gli permette di gestire grandi quantitativi di merci a costi di gestione e di approvvigionamento più ridotti, garantendo allo stesso tempo tempestività di rifornimento e possibilità di scegliere tra un'ampia gamma di prodotti.
Le aziende mercantili più grandi, come ad esempio le catene di supermercati con molti punti vendita, possono organizzare il magazzino con una struttura che prevede:
- più magazzini dislocati strategicamente sul territorio in cui operano, a volte specializzati in particolari tipi di prodotti;
- un magazzino centralizzato (CE.DI. Centro distribuzione) dislocato in modo strategico sul territorio in cui operano, in modo da garantire rifornimenti in tempi rapidi ai vari punti vendita (P.V.)
La scelta cadrà su uno dei due tipi di organizzazione del magazzino.
Riguardo alle aziende industriali si può fare rifermento agli stessi principi presentati finora, con l'unica differenza che in questo caso i problemi sono raddoppiati perché dovranno esistere due distinti magazzini: il magazzino dei materiali da impiegare nella produzione e quello dei prodotti finiti.
Le tipologie del magazzino sarà diversa a seconda del tipo di merce che deve essere stoccata, ad esempio, se i materiali o i prodotti possono essere conservati in luoghi non coperti senza danni o deterioramenti si avrà un magazzino all'aperto.
Ogni magazzino, inoltre, sarà dotato di attrezzature per la movimentazione delle scorte.
Ritornando alle aziende mercantili, la struttura fisica del magazzino avrà quasi sempre una suddivisione degli spazi usati in tre grandi aree:
- area di ricezione/ingresso
- area di stoccaggio (magazzino vero e proprio)
- area di spedizione
Nelle aziende industriali, rispetto a quelle mercantili:
- nel magazzino materiali lo scarico passa da un'area che non è più di spedizione, ma semplicemente di scarico alla produzione;
- nel magazzino prodotti il carico proviene dalla produzione e non dal mercato.
La differenza non sta solo nella diversa provenienza o destinazione delle scorte, ma nella diversa documentazione in input e in output:
- esterna (fatture, bolle di accompagnamento, ecc.), per i beni provenienti dai mercati (materie prime e altri materiali) o destinati ai mercati (prodotti finiti);
- interna (bolle di consegna, ordini di consegna, bolle di carico, ecc.)
La struttura del magazzino è molto importante, ma il presupposto essenziale per ottimizzare il controllo delle scorte è un'efficiente organizzazione del magazzino:
- sul piano organizzativo:
- tecnico (organizzazione degli spazi e delle attrezzature);
- umano (organizzazione del personale);
- sul piano amministrativo e contabile
Gli enormi progressi tecnologici, specie nel settore dell'elettronica e della robotica, danno oggi la possibilità di usare strumenti e mezzi per la gestione del magazzino capaci di assicurare rapidità e tempestività nell'esecuzione degli ordini, nonché economicità della gestione stessa.
Per quanto riguarda la struttura organizzativo-contabile possiamo osservare che intorno al magazzino ruotano più uffici e reparti, con funzioni diverse. Tale struttura differisce naturalmente da azienda ad azienda.
Prendendo ad esempio un'azienda mercantile di medio-grandi dimenzioni l'articolazione della struttura oranizzativo-contabile potrebbe essere, a seconda dei diversi uffici o reparti:
- Gestione scorte:
- controllo del livello delle scorte
- emissione ordini di approvvigionamento
- tenuta contabile di magazzino e redazione degli inventari parziali e totali a quantità
- Acquisti:
- controllo richieste di approvvigionamento
- individuazione dei fornitori e dei mercati di approvvigionamento
- emissione degli ordini di acquisto
- Ricezione:
- ricezione merci in arrivo
- controllo della coerenza fra gli ordini ai fornitori e i beni ricevuti
- controllo della corrispondenza fra bolla di accompagnamento (o fattura accompagnatoria) e merci arrivate
- sistemazione delle merci in magazzino
- emissione della documentazione interna di entrata delle merci in magazzino
- controllo degli ordini non evasi dai fornitori
- Magazzino:
- stoccaggio e movimentazione delle merci, in entrata e in uscita, in base agli ordini di entrata e di uscita
- Controllo di Qualità:
- controllo delle merci ricevute, corrispondenza delle caratteristiche previste nel contratto e i requisiti richiesti
- controllo del mantenimento di tale qualità durante la giacenza nel magazzino
- Vendite:
- gestione ordini di vendita ricevuti dalla clientela in conformità delle disponibilità di magazzino, attuali e future
- emissione degli ordini di spedizione
- emissione delle fatture e altri documenti di vendita
- Spedizione:
- programmazione delle spedizioni in base agli ordini di vendita acquisiti
- prelievo dal magazzini delle merci vendute
- consegna delle merci alla clientela
- emissione della documentazione in uscita e di accompagnamento delle merci
- fornitura di dati all'ufficio vendite ed alla contabilità di magazzino
- Contabilità del magazzino:
- controllo della documentazione in entrata o in uscita delle merci
- tenuta della contabilità di magazzino
- redazione degli inventari a valore ai fini del bilancio
- Logistica:
- ricerca della migliore organizzazione del magazzino sul piano dell'efficienza e della funzionalità a costi contenuti
In conclusione, a seconda della massa dei beni che l'azienda movimenta, la struttura organizzativa e contabile collegata al magazzino può prevedere numerosi uffici e reparti, ognuno con specifiche funzioni e competenze.
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